Avant d’aborder la médiation elle-même, le médiateur communique aux parties les sujets légalement obligatoires qui doivent être rencontrés dans la convention qui lie les parties et qui est signée par le médiateur.
Les exigences minimales imposées par la loi sont les suivantes:
1° Nom et domicile des parties et de leurs conseils;
2° Nom, qualité et adresse du médiateur, et le cas échéant, mention « médiateur agréé par la Commission Fédérale de Médiation;
3° Rappel du caractère volontaire de la médiation;
4° Exposé succinct du différend;
5° Rappel du principe de la confidentialité des communications échangées dans le cours de la médiation
6° Mode de fixation et taux des honoraires du médiateur, ainsi que les modalités de leur paiement ;
7° Date;
8° Signature des parties et du médiateur.
Les « règles du jeu » que les parties s’engagent à respecter sont fixées dans le protocole en concertation avec le médiateur. L’attention est attirée en même temps sur les principes fondamentaux du processus de médiation et un planning est établi quant à la durée de la médiation. La durée de la médiation peut être librement fixée par les parties, sauf lorsqu’il s’agit d’une médiation judiciaire. Le juge fixe l’échéance à laquelle le médiateur devra faire rapport du résultat de la médiation.
Le protocole de médiation contient une description succincte du différend ceci, afin que les parties puissent faire valoir la nature du différend et les éléments constitutifs qui seront abordés dans la médiation. Les parties peuvent ajouter un avenant au protocole durant le processus de médiation, pour des sujets ou problèmes qui n’ont pas été mentionnés au préalable et/ou pour donner une portée plus grande au règlement qu’elles ont en vue et qui excèderaient les limites initiales.
